Pemahaman Mengenai Sistem Informasi Manajemen

Pemahaman Mengenai Sistem Informasi Manajemen

A. Adapun pengertian yang telah diutarakan oleh bebrapa ahli dibidang system informasi beberapa pengertian mengenai sistem informasi adalah sebagai berikut :

1.      Pengertian sistem informasi menurut James A. O’Brien dalam bukunya Information Systems” menyebutkan : Sistem informasi adalah gabungan yang terorganisasi dari manusia, perangkat lunak, perangkat keras, jaringan komunikasi dan sumber data dalam “Management Pengertian sistem informasi menurut James A. O’Brien dalam bukunya “Management mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam organisasi.

2.      Pengertian sistem informasi menurut Robert A. Leitch ; sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang  mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

3.       Pengertian sistem informasi menurut Rommey  Sistem Informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulakn, memasukkan, mengolah, dan menyimpan data dan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

    Secara garis besar masing – masing ahli di atas menerangkan bahwa sistem informasi merupakan suatu sistem yang mempertemukan seluruh fungsi yang ada didalam perusahaan dan sistem informasi  memberikan informasi untuk kebutuhan  pengolahan transaksi harian , mendukung operasi ,bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

     Sistem informasi manajemen seringkali dipergunakan oleh perusahaan untuk menyediakan informasi  yang diperlukan  dalam melakukan perencanaan, pengendalian, pengevaluasian serta dalam  pengambilan keputusan. Mengingat manfaatnya bagi manajemen, maka selayaknya sistem informasi manajemen dirancang  dan dilaksanakan dengan baik, sehingga akan banyak manfaat yang bisa diperoleh manajemen  perusahaan, yaitu mempermudah  manajemen dan membantu serta menunjang proses pengambilan keputusan manajemen.

       Sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika.  Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan.

   Sistem informasi manajemen memiliki manfaat yang sangat banyak serta dapat membantu manajemen dan seluruh fungsi yang ada dalam perusahaan. Secara langsung sistem informasi manajemen dapat mendukung proses bisnis perusahaan.

B. Unsur-unsur Sistem Informasi.

Semua sistem Informasi memiliki 3 (tiga) unsur atau kegiatan utama, yaitu :

1.    Menerima data sebagai masukan (Input)

2.    Memproses data dengan melakukan perhitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran, perkiraan dan lain-lain.

3.    Mempengaruhi informasi sebagai keluaran (output) prinsip ini berlaku baik untuk sitem informasi manual, elektromekanis maupun computer.

C.  Macam-macam Sistem Informasi Manajemen

1.    Information Reporting Systems

Information reporting systems (IRS) menyediakan informasi produk bagi manajerial end users untuk membantu mereka dalam pengambilan keputusan dari hari ke hari. Akses data IRS berisi informasi tentang operasi internal yang telah diproses sebelumnya oleh transaction processing systems. Informasi produk memberi gambaran dan laporan yang dapat dilengkapi, yakni :

a.     berdasarkan permintaan

b.     secara periodic

c.      ketika terjadi situasi pengecualian.

Dapat diambil Contoh yaitu :

manajer penjualan dapat menerima laporan analisa penjualan setiap minggunya untuk mengevaluasi hasil penjualan produk.

2.    Decision support systems (DSS) merupakan kemajuan dari information reporting systems dan transaction processing systems. DSS adalah interaktif, sistem informasi berbasis komputer yang menggunakan model keputusan dan database khusus untuk membantu proses pengambilan keputusan bagi manajerial end users. Sebagai contoh, program kertas kerja elektronik memudahkan manajerial end user menerima respon secara interaktif untuk peramalan penjualan atau keuntungan.

3.    Executive information systems (EIS) adalah tipe SIM yang sesuai untuk kebutuhan informasi strategis bagi manajemen atas. Tujuan dari sistem informasi eksekutif berbasis komputer adalah menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk informasi selektif tentang faktor-faktor kunci dalam menjalankan tujuan strategis perusahaan bagi manajemen atas. Jadi EIS harus mudah untuk dioperasikan dan dimengerti (O’brien, 2000).

D. Harapan perusahaan dengan ditetapkannya Sistem informasi manajemen

1.      Kenerja perusahaan dapat terukur secara throughput yaitu menggambarkan jumlah pekerjaan yang dapat diselesaikan pada suatu waktu dan respon time yaitu rata – rata waktu tertunda dalam melakukan 2 pekerjaan.

2.      Kualitas informasi yang disajikan dan lebih akurat dan mempunyai nilai guna yang tinggi bagi perusahaan sebagai masukan dalam pengambilan keputusan.

3.      Keuntungan (Penurunan Biaya) dengan jumlah sumber daya yang digunakan

4.     Kontrol (Pengendalian) memudahkan perusahaan dalam melakukan fungsi kontrol dalam seloreh proses bisnis.

5.      Efesiensi dalam hal waktu dan yang lainya.

6.     Pelayanan bisa lebih maksimal dengan tercapainya efesiensi.

E.  Secara garis besar sistem informasi manajemen memiliki 3 fungsi utama yaitu :

1.      Mendukung proses bisnis dan operasional.

2.      Mendukung pengambilan keputusan.

3.      Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif

F.  Sitem Informasi manajemen dapat menyediakan berbagai informasi yang diperlukan manajemen sebagai berikut :

1.    Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.

2.    Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.

3.    Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems),  menyediakan informasi mengenai ketersediaan barang.

4.   Sistem informasi personalia (personal information systems).

5.    Sistem informasi distribusi (distribution information systems).

6.   Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).

7.    Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).

8.   Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).

9.    Sistem informasi analisis software

10. Sistem informasi teknik (engineering information systems)

Dalam proses perencanaan dan pengembangan suatu sistem informasi dimulai dengan menganalisa kebutuhan bisnis atau manajemen perusahaan (Business Requirements Analysis). Ada dua tujuan utama dari langkah awal ini. Tujuan pertama adalah untuk mengetahui posisi atau peranan teknologi informasi yang sesuai dengan perusahaan yang bersangkutan. Hal ini perlu diperhatikan mengingat bahwa teknologi informasi memiliki peranan yang unik untuk masing-masing perusahaan.

Tujuan kedua dari tahap ini adalah untuk mendefinisikan secara rinci jenis-jenis informasi baik yang secara taktis maupun strategis dibutuhkan oleh manajemen perusahaan untuk pengembangan bisnisnya.

Setelah kebutuhan  bisnis didefinisikan, langkah berikutnya adalah melaksanakan suatu perencanaan strategis di bidang pengembangan teknologi informasi yang biasa disebut dengan Information Technology Strategic Planning. Output dari langkah ini sebenarnya cukup sederhana, yaitu blue print rencana pengembangan sistem informasi untuk jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang.

Untuk lebih menjelaskan siklus dari penerapan sistem informasi manajemen yang dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang dilaksanakan oleh profesional dan pemakai sistem informasi untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem informasi.

G.  Integrasi Sistem Informasi Manajemen

Kunci keberhasilan dari penerapan sistem informasi manajemen adalah pengintegrasian dari seluruh sistem dapat saling berhubungan satu dengan yang lain dengan berbagai cara yang sesuai dengan keperluannya. Aliran informasi diantara sistem sangat bermanfaat bila data dalam file suatu sistem diperlukan juga oleh sistem yang lainnya, atau output suatu sistem menjadi input bagi sistem lainnya. Integrasi sistem informasi merupakan salah satu konsep kunci dari sistem informasi manajemen. Berbagai sistem dapat saling berhubungan satu dengan yang lain dengan berbagai cara yang sesuai dengan keperluan integrasinya. Sebagian besar organisasi akan memperoleh kemanfaatan yang besar dari meningkatnya derajat integrasi sistem informasi yang mereka miliki.  Adapun beberapa keuntungan dari penerapan pengintegrasian sistem informasi manajemen :

1.      Membaiknya arus informsi dalam sebuah organisasi sehingga dapat diterima informasi yang benar pada saat yang tepat.

2.      Sifatnya yang mendorong manajer untuk membagikan (mengkomunikasikan) informasi

yang dihasilkan oleh departemen (bagian) nya agar secara rutin mengalir ke sistem lain yang.

memerlukannya. Informasi ini kemudian digunakan lebih luas untuk keperluan manajemen.

Adapun contoh dari Intregasi Sistem Informasi manajemen, yaitu :

Kabar nasional Polri Luncurkan Sistem Terintegrasi untuk SIM & BPKB

Rabu, 01 July 2009 14:52 WIB

Jakarta, (Tv One)

Pada peringatan Hari Ulang Tahun (HUT) ke-63 Polri meluncurkan sistem pelayanan terintegrasi untuk pengurusan Surat Izin Mengemudi (SIM) dan BPKB (Buku Kepemilikan Kendaraan Bermotor) melalui sistem pembayaran melalui Anjungan Tunai Mandiri (ATM) Bank Rakyat Indonesia (BRI).

"Ini adalah salah satu upaya Polri untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat guna mendukung reformasi birokrasi kepolisian," kata Kapolri Jenderal Pol. Bambang Hendarso Danuri pada perayaan HUT Bhayangkara di Mabes Polri, Jakarta, Rabu

Dia mengatakan, peranan Polri dalam memberikan pelayanan prima kepada masyarakat, terus diusahakan. Karena itu, lanjutnya, untuk menghapus birokrasi yang panjang dan adanya calo atau oknum polisi yang "nakal" yang membantu pengurusan SIM dan BPKB, maka terhitung 1 Juli 2009 sistem pelayanan terintegrasi sudah bisa dilaksanakan.

H.Interaksi antara Manusia dan mesin

Data yang diberikan oleh suatu sistem informasi manajemen tidak  akan menjadi informasi memerlukannya. Komunikasi ini berlangsung dalam interaksi antara manusia dengan mesin/komputer. Pengertian dari interaksi manusia dan komputer adalah dimana system komputer memberikan informasi kepada manusia atau dimana manusia memberikan data kepada system computer.

Ada beberapa sistem pengolahan data yang tidak berhasil dikembangkan dalam Sistem Informasi Manajemen karena tidak dikembangkannya interaksi manusia dan komputer,  sehingga manusia dan computer tidak dapat saling berkomunikasi secara efektif.

Interaksi antara manusia dan mesin adalah kaitan antara manusia dan mesin, yaitu suatu titik dimana mereka bisa saling “berkomunikasi” secara tradisional sistem komputer masih sering membuat para manajer “frustasi”, tetapi dengan adanya perkembangan baru, seperti bahasa produktivas, pelatihan (Training), cukup membantu memcahkan masalah.

1.    Ada 2 (dua) sebab utama kekurangan dari pengolah data (komputer) yaitu :

a.     Sistem analis dan programer tidak (kurang) memiliki pemahaman tentang proses manajemen organisasi, sehingga akhirnya tidak mampu menjalin sistem informasi yang diperlukan organisasi.

b.     Ketidakmampuan untuk memahami cara berpikir manusia dalam memproses data, dengan akibat bahwa hasil program komputer tidak memproses data sebagaimana yang dikehendaki oleh manajer, sehingga tidak mampu berkomunikasi efektif dengan manajer

2.    Penerapan sistem informasi manajemen itu sendiri dapat dipandangan dari 2 sudut pandang yaitu :

a.       Sebagai suatu  sistem informasi yang dilihat dari sudut pandangfungsional.
Biasanya sistem ini digunakan pada departemen khusus yaitu misalnya bagian akuntansi dan perpajakan dimana sistem ini secara fungsinya digunakan secara langsung dalam pekerjaan.

b.       Sedangkan sistem informasi dari sebagai suatu sistem dari sudut pandang konstituen, memandang sistem sebagai suatu sarana penyedia informasi yang dapat menunjang jenis – jenis keputusan manajemen yang didukungnya. Setiap tingkat memiliki kebutuhan informasi yang berbeda sesuai tanggungjawab yang berbeda dan masing – masing dapat dilihat dari pilihan informasi utama yang diperlukan.

I.   Sistem informasi menjadi penunjang dalam suatu proses bisnis perusahaan.

Dari uraian pada tinjauan pustaka di atas dapat dipahami bahwa suatu proses bisnis menggambarkan seluruh bagian dari aktivitas perusahaan seperti aktivitas marketing, delivery, administrasi, keuangan dan lain sebagainya dalam rangka memproduksi output tertentu.

Sistem informasi manajemen menjadi penunjang dalam suatu proses bisnis perusahaan. Masing – masing aktivitas perusahaan tentu membutuhan dukungan informasi agar dapat berjalan dengan baik. Dukungan informasi yang dibutuhkan adalah dukungan informasi yang mempunyai nilai guna, akurat dan up date.

 Dengan diterapkannya sistem informasi maka perusahaan telah berusaha untuk mengotomatiskan pada beberapa tahap operasi bisnis yang berlangsung diperusahaan  yang sebelumnya dilakukan secara manual. Teknologi baru dapat mengubah arus informasi, menggantikan langkah berurutan dengan tugas yang dapat dilakukan bersamaan secara paralel, dan menghilangkan penundaan pada pembuatan keputusan. Informasi dapat mengubah cara bisnis bekerja dan mendorong model bisnis yang sepenuhnya baru. Dengan melakukan analsis proses bisnis kita dapat mengerti bagaimana untuk mengubah bisnis agar menjadi lebih efisien atau efektif.

 Dengan diterapkannya sistem informasi maka dapat pula dilakukan efisiensi pada beberapa hal karena dengan sistem informasi maka dapat mengurangi kegiatan mencetak dokumen di suatu perusahaan.

1.      Penerapan langsung dari bagaimana sistem informasi manajemen sebagai penunjang dalam suatu proses bisnis di perusahaan dibawah ini :

a.       Sistem Penjualan dan Pemasaran ;

Pada proses bisnis penjualan dan pemasaran adalah bagaimana melakukan penjualan produk  atau jasa organisasi. Dari proses bisnis ini maka bagian pemasaran akan sangat membutuhkan informasi – informasi  yang  akan mendukung mereka dalam menentukan bagaimana strategi pemasaran dilakukan,  untuk segmen pasar yang bagaimana, strategi promosi bagaimana yang efektif dapat dilakuan perusahaan.

b.       Sistem Manufaktur dan Produksi

c.        Sistem manufaktur dan produksi berhubungan dengan perencanaan, pengembangan dan pemeliharaan fasilitas produksi, penetapan sasaran produksi, dan penjadwalan peralatan, fasilitas, bahan baku, dan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk membentuk produk akhir.

d.       Sistem Keuangan dan Akuntansi

e.        Pada fungsi ini keuangan dan akuntansi bertanggungjawab untuk menjaga, mencatat dan mengelola data dan aset keuangan dan data – data keuangan seperti uang tunai, piutang, invoice, biaya yang diperlukan untuk operasional perusahaan, hutang perusahaan dan lain sebagainya. Manajemen menggunakan sistem keuangan dan akuntansi untuk dapat memonitor berapa besar biaya dan pendapat perusahaan, arus kas perusahaan, dan lain sebagainya.  Informasi yang tersedia dalam sistem keuangan dan akutansi dapat digunakan untuk menentukan laba rugi perusahaan dan neraca perusahaan dengan proses otomatisasi dalam penghitungannya sehingga dapat mengurangi potensi kesalahan.

f.        Sistem Sumber daya Manusia

Atau yang biasa dikenal dengan Human Resources Information System. Sangat mendukung sumber daya manusia dalam menjalankan seluruh fungsi dari sumber daya manusia mulai dari perekrutan, pengembangan karyawan, data base pelamar , data base karyawan, informasi jenjang karir perusahaan dan lain sebagainya.

 Informasi yang disediakan dalam sistem informasi sumber daya manusia ini sangat diperlukan bagi manajemen untuk mengetahui informasi pegawai sehingga membantu manajemen dalam mengambil keputusan – keputusan yang terkait pengelolaan SDM.

g.       Sistem Pemrosesan Transaksi

Merupakan sistem yang terkomputerisasi untuk menjalankan dan mencatat transaksi rutin harian yang diperlukan dalam perusahaan untuk menjalankan bisnis. Dengan diterapkannya sistem informasi manajemen dalam pemrosesan transaksi maka arus transaksi  akan dapat lebih mudah terlacak, manajemen juga diberikan kemudahan untuk memonitor proses operasi perusahaan. Sebuah Sistem Pemrosesan Transaksi menjalankan dan mencatat transaksi rutin harian yang diperlukan untuk menjalankan bisnis secara terkomputerisasi, seperti memasukkan pesanan penjualan, pemesanan hotel, penggajian, pencatatan karyawan, dan pengiriman. Tujuan utama sistem ini adalah unuk menjawab pertanyaan rutin dan untuk melacak arus transaksi yang melalui organisasi.

h.       Sistem Pendukung Eksekutif

i.         Sistem ini membantu manajemen untuk menangani keputusan tidak rutin yang membutuhkan kegiatan – kegiatan evaluasi dan pendekatan karena tidak terdapat prosedur untuk mencapai solusi. Informasi pada ESS mengolah data dan menyediakan perhitungan umum. ESS ini dirancang untuk menggabungkan data – data eksternal yang kemudian diolah dan disajikan kepada manajemen dalam bnetuk grafik dan data. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen terlibat dalam setiap fungsi dalam manajemen dan mendukung proses bisnis.

j.         melibatkan pemakai sehingga sistem yang dibuat tidak sesuai dengan apa yang dibutuhkan.

Sumber :

http://safitri49e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2013/11/23/faktor-faktor-yang-mempengaruhi-kegagalan-dan-kesuksesan-dalam-pembangunan-dan-penerapan-sistem-informasi-di-suatu-perusahaan/